Разработка корпоративной системы управления электронным документооборотом и учетом исполнения договорных обязательств

Для АО "РСК "МиГ". Проект года.

Дорогие друзья! Наша компания Центр «Форвард» одержала победу в престижном международном конкурсе корпоративных проектов 1С.

Мы стали лучшими в отрасли «Машиностроение, приборостроение».

Описание проекта

Заказчик: Российская самолетостроительная корпорация «МиГ»

Сроки выполнения: Май 2017 — Сентябрь 2018

Трудозатраты по проекту: 35 000 чел.-час.

Регион: Центральный федеральный округ РФ, Приволжский федеральный округ РФ, Южный федеральный округ РФ

Автоматизированных рабочих мест (АРМ): 3750

Отрасли: Машиностроение, Приборостроение, Оборонно-промышленный комплекс

Внедренные продукты:

1С:ERP Управление предприятием

1С:Документооборот

Предметные области:

Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)

Документооборот (ECM)

Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками

Управление нормативно-справочной информацией (MDM)

Создание централизованной системы работы с электронным документооборотом;

централизованного корпоративного электронного архива документов;

общекорпоративной казначейской системы;

унификация и оптимизация работы с договорными документами;

процессами согласования и контроля за исполнением договорных обязательств;

увеличение прозрачности всех бизнес-процессов.

До реализации проекта структурные подразделения АО "РСК "МиГ", входящие в организационный объем проекта, имели разрозненные системы на базе различных решений и программных продуктов.

На предприятиях исторически применялись разные механизмы работы с документами, отсутствовала ЭЦП, для хранения скан-образов использовались средства операционной системы, договорные документы были оцифрованы частично, механизм отслеживания договорных обязательств с контрагентами осуществлялся только на уровне данных бухгалтерского учета.

Оперативный учет договорных обязательств каждым исполнителем по договору велся в ручном режиме с использованием средств Microsoft Office.

Проектом создана основа общекорпоративной цифровой системы управления на базе отечественного продукта "1С:Предприятие".

Выделена служба НСИ, нормализованы справочники НСИ: номенклатура, контрагенты, корреспонденты, сквозная нумерация документов.

Сквозная интеграция СЭД-ERP, интеграция с существующими производственными системами.

Внедрено 3 программных продукта – СЭД, ERP, КИП.

Реализована возможность не только делегировать все права пользователя или права на определенные области делегирования, но и выполнять настройку делегирования процессов и задач по видам документов.

Разработана уникальная форма работы с задачами "Задачи мне по видам документов", группирующая задачи в виде иерархии по уровням: вид документа, вид задачи (согласование, исполнение, регистрация), тип задачи (задачи, направленные на исполнителя; задачи, расписанные от исполнителя на подчиненных), статус задачи (в работе, просрочено, исполнено).

Перенесен функционал казначейской системы на современную платформу. Учет исполнения договорных обязательств осуществляется путем отражения в карточке договорного документа:

порядка расчетов (условия оплаты аванса, промежуточных платежей, окончательного платежа).

графика исполнения договорных обязательств по документу, в разрезе плана и факта выполнения договорных обязательств по поставке (закупке) продукции (товаров, работ, услуг) по этапам или номенклатуре.

графика платежей в разрезе плана и факта выполнения обязательств по оплате договорных обязательств.

В СЭД разработана отдельная форма для работы с задачами, запущенными на основании документов подсистемы "Казначейство".

В системе доработана форма "Задачи мне" с возможностью разделения задач по блокам документов "Делопроизводство", "Договорные документы", "Финансовые". В блоке "Финансовые" отображаются задачи по документам подсистемы "Казначейство" с фильтрацией задач по определенным критериям (ЦФО, Статья БК и т.п.).

В системе предусмотрена возможность группового выполнения задач согласования по заявкам на расходование денежных средств.

Внедрение "1С:Документооборот КОРП"

Внедрение "1С:ERP Управление предприятием 2"

Основные сложности проекта:

6 пилотных предприятий с разными видами деятельности территориально удаленные друг от друга;

Наличие различного рода «исторических» систем на предприятиях, требующих интеграции с "1С". Сложности с миграцией данных;

Необходимость организационных изменений для запуска системы КСУ СЭД и УИДО.;

Учет особенностей, связанных с деятельностью оборонного предприятия – информационная безопасность ГОЗ, ВЭД, ВТС, требования Министерства Обороны, ОАК.

Основные результаты проекта

Перенесены в электронной вид и введены в систему "1С" впервые за деятельность корпорации экспортные договора;

Разработана ролевая модель для разграничения прав доступа к конфиденциальной информации;

Обновлены серверные мощности Департамента информационных технологий (ДИТ);

Распространен единый стандарт прикреплённых архивов и скан копий файлов;

Задействованы все службы корпоративного центра и все подразделения корпорации;

Миграция в систему "1С" более чем 500 000 исторических карточек договорных документов и документов делопроизводства. Загружены скан копии всех договоров;

В системе зарегистрировано более 3 000 уникальных пользователей;

Более 1 000 обученных ключевых пользователей, более 30% пользователей системы;

Каждый день опытной эксплуатации обрабатывалось до 400 запросов пользователей;

Реализована интеграция 6 систем, связанных с планированием производства, внутренними процессами и отслеживанием изготовления продукции;

Реализовано более 700 доработок в типовых системах "1С".

Основные результаты проекта

Высокой заинтересованностью руководства компании в проекте;

Активным управлением проектом со стороны руководителя проекта и куратора от Заказчика;

Наличием компетентной команды со стороны Заказчика для выполнения организационных изменений, выделением необходимых ресурсов для выполнения проектных задач;

Наличием компетентной команды со стороны Исполнителя с возможностью увеличения ресурсов в пиковые нагрузки без потери качества;

Высокой ориентацией на результаты проекта со стороны всех участников проекта;

Возможностью платформы "1С" производить гибкую настройку системы под требования компании.

Результаты проекта

Функционирующая система постановки и выполнения задач через электронный документооборот

учет задолженности и оплаты по договорными документам,

заведение и учет сложных спецификаций к Договорам, ведение доходных и внешнеэкономических,

многосторонних (до 20 контрагентов!) договоров в системе "1С",

сокращение временных затрат на создание, согласование, поиск и получение необходимых документов,

автоматическое отслеживание начала и окончания договорных обязательств,

создание "дерева" спецификаций в режиме просмотра всех первичных документов, связанных с Договором (Спецификации, поступления, оплата и т.д.) с выводом отклонений относительно запланированных.

Программы 1С

1C:ERP

1С:Бухгалтерия

1С:ЗУП

1С:Управление торговлей

1С:Управление холдингом

1С:Управление нашей фирмой

1С:Документооборот

1С:Комплексная автоматизация

1С:Корпорация

1С:ERP Управление холдингом

Позвоните нам