Наши контакты:

Мы работаем для Вас в городах Москва и Саратов

icon_widget_image Пн-Пт: с 09:00 до 18:00; icon_widget_image Наш адрес в г. Москва: 123060, г. Москва ул. Маршала Рыбалко, д. 2, кор. 6, офис 1009 icon_widget_image В г. Саратов: 410012, г. Саратов, ул. им. Слонова И. А., д. 1, 9 этаж icon_widget_image Саратов: +7 8452 24 77 86 Москва: +7 495 137 99 79 icon_widget_image hline@centrab.ru icon_widget_image Наш телефон в Казахстане: +7 (778) 382-64-41

Внедрение блока «Система менеджмента качества» (СМК) в электронном документообороте на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП» для АНО «Учебный центр «Трайтек»

Краткое описание

«Учебный Центр «Трайтек» основан в 1996 году и является одним из крупнейших Российских региональных центров дополнительного образования. «Учебный Центр «Трайтек» предоставляет услуги качественного обучения сотрудников предприятий – от подготовки управленцев и IT-специалистов до пользователей бизнес-приложений.

Практический опыт позволяет Центру комплектовать группы в 17 регионах РФ (Центральная Россия, Поволжье, Западная Сибирь). Компания имеет филиалы в городах Самара и Энгельс (Саратовская обл.), что позволяет оказывать услуги в указанных городах и прилегающих регионах.

Основные направления деятельности:

  • Обучение IT-специалистов и пользователей информационных систем
  • Консалтинг в управлении персоналом
  • Тренинги
  • Обучение иностранным языкам и переводы

1

Цели и задачи

До старта проекта структурные подразделения ГК «Трайтек» использовали для документооборота корпоративную почту на базе MS Outlook. Контроль исполнения поручений и внутренняя дисциплина никак не контролировались и не учитывались задачи. Задачи сотрудникам ставились в устной форме, письменно либо по электронной почте. Шаблоны внутренних документов не были стандартизированы.

Система менеджмента качества была организована в виде использования общедоступных папок в MS Outlook, нормативная документация, записи по качеству согласовывались в корпоративной почте и размещались на сетевых ресурсах ГК «Трайтек». План по качеству разрабатывался и реализовывался путем использования Excel. Контроль исполнения задач по Плану по качеству не осуществлялся должным образом ввиду отсутствия автоматизированной системы.

Заказчиком были поставлены следующие цели и задачи:

Уменьшение объема бумажного документооборота;

Обеспечение контроля исполнения поручений;

Сокращение времени цикла согласования документов и ознакомления с документами;
Организация прозрачности бизнес-процессов ГК;
Создание инструмента отчётности для формирования отчетов по поручениям;
Повышение исполнительской дисциплины руководителей и сотрудников ГК;
Выявление контрольных точек в бизнес-процессах ГК;
Приведение документов ГК к единому стандарту;
Автоматическая эскалация просроченной исполнителем задачи на руководителя.

РАБОЧИХ МЕСТ

0 тыс.

150

Отрасль

Услуги социальной сферы

Продукты

1С:Документооборот 8 КОРП (аренда)

Сопровождение

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"

Декабрь 2019 г.

РФ, г. Саратов


2

Автоматизированы функции

Проектной командой ООО «Центр «ФОРВАРД» была разработана автоматизированная система, позволившая:

Повысить качество управления рабочими процессами Группы компаний «Трайтек»;
Автоматизировать полные циклы работы с нормативными документами;
Автоматизировать работу с несоответствиями;
Автоматизировать работу с жалобами;
Автоматизировать работу с внутренними аудитами и Планом по качеству;
Сократить время обработки документов;
Сократить бумажный документооборот;
Повысить оперативность получения информации;
Автоматизировать полный цикл работы с документами: от создания документа до его утверждения и ознакомления сотрудников;
Вести постоянную и оперативную работу в соответствии с требованиями ISO 9001:2015 г.

Выполнены работы:

Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Обучение персонала работе с программой/системой. Обучение в группе в офисе заказчика

Внедренные подсистемы:

Документооборот (ECM)

Делопроизводство

Учет и хранение документов

Учет и контроль исполнения поручений

Управление качеством по стандартам ISO


3

Результаты проекта

Ключевой целью проекта по внедрению Системы электронного документооборота была автоматизация Системы менеджмента качества и процессов управления деятельностью Группы компаний в соответствии со стандартами ISO 9001:2015. Результатами автоматизации Системы менеджмента качества стали (Из отзыва Заказчика):

Полная автоматизация оборота нормативной документации. Появилась возможность создавать новые документы, создавать на основе действующих документов новые версии. Теперь возможно сохранять историю согласования документации, это очень удобно для понимания кто, когда и с чем возражал. Карточка каждого из нормативных документов составлена таким образом, что сотрудник может сделать отбор по документам, по которым он является Владельцем, или Исполнителем, или Получающим информацию и ознакомиться только с теми, которые касаются его деятельности и его зоны ответственности. Согласитесь, это значительно сокращает время работы с документом. Настроен механизм ознакомления с документами (вся история ознакомления хранится в карточке каждого нормативного документа). Ознакомление, согласование документации можно проводить как в системе, так и через электронную почту MS Outlook. По каждому из документов можно ставить типовые задачи ознакомления, исполнения ответственным сотрудникам. Блок соответствует требованиям ИСО 9001-2015 в части п.7.5.
Возможность работы с жалобами: возможность регистрации жалоб, в т. ч. на основании корреспонденции, назначение ответственного за разбор и прохождение жалобы по разным маршрутам в зависимости от того, обоснована жалоба или нет. Возможность формировать отчеты в разрезах категорий и причин жалоб, в разрезах, обоснованных и необоснованных.
Возможность работы с внутренними аудитами: формирование, согласование, утверждение плана, программ, отчетов, уведомление сотрудников по электронной почте о приближении аудитов. Хранение и доступ документации по аудитам, ознакомление всех заинтересованных сотрудников компании. Процесс исполняет требования ИСО 9001-2015.
Возможность работы с несоответствиями: создание несоответствий, назначение ответственных за выработку действий по несоответствиям. Возможность составлять отчетность по несоответствиям в разрезе ответственных за них, статусов, категорий. Контроль за результативностью корректирующих действий. Работа с несоответствиями полностью реализована в Системе электронного документооборота, в карточках протоколов несоответствий добавлены (доработаны) все необходимые реквизиты для реализации контура СМК по несоответствиям по ИСО 9001-2015. Система электронного документооборота позволяет делать связи между несоответствиями, отчетами по аудитам, карточками жалоб. Существует возможность создания потенциальных несоответствий – рисков, по которым формировать предупреждающие действия и осуществлять мониторинг их результативности.

Заказать обратный звонок

Оставьте свой номер и мы перезвоним вам в ближайшее время




    Отправить резюме

    Мы обязательно его рассмотрим и свяжемся с Вами!






      Заказать внедрение

      Оставьте заявку прямо сейчас и подберем для вас лучшие условия внедрения программных продуктов!






        Отправить резюме

        Мы обязательно его рассмотрим и свяжемся с Вами!






          Заказать обратный звонок

          Оставьте свой номер и мы перезвоним вам в ближайшее время




            Пожалуйста, заполните форму и наши специалисты обязательно свяжутся с Вами.





              Контакты

              Мы работаем для Вас в городах Москва и Саратов