Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» для АО «Железнодорожная торговая компания» (АО «ЖТК»).

Краткое описание

Акционерное общество "Железнодорожная торговая компания" (АО "ЖТК") - динамично развивающееся предприятие с широкой филиальной сетью, которое с 2007 года является единственным оператором услуг общественного питания для ОАО "РЖД".

Ведущее направление АО "ЖТК" - выполнение производственно-технологической деятельности ОАО "РЖД". АО "ЖТК" выполняет следующие функции:

организацию питания работников ОАО "РЖД" на стационарных объектах: питание в производственных столовых; питание при местах отдыха локомотивных бригад;
организацию ситуационного (выездного) питания работников ОАО "РЖД": на ремонте пути в "окна" продолжительностью не менее 4-ех часов; при чрезвычайных ситуациях и на плановых ремонтно-восстановительных работах и т.д.

Цели и задачи

До внедрения "1С:Документооборот КОРП" структурные подразделения АО "ЖТК" (Центральный аппарат, г. Москва и 15 филиалов) использовали устаревшую систему электронного документооборота на базе MS Outlook , которая не предоставляла достаточных возможностей для осуществления эффективной операционной и управленческой деятельности, а также не позволяла произвести расширение перечня бизнес-процессов и документов.

Заказчиком были поставлены следующие цели и задачи:

Создание централизованной для всех филиалов АО "ЖТК" системы электронного документооборота с единой конфигурацией и базой данных.

Замена ранее используемой устаревшей системы электронного документооборота на современное решение.

Унификация работы с документами в Исполнительном аппарате и филиалах.

Обеспечение контроля исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности.

Унифицировать работу с документами в исполнительном аппарате и филиалах.

Обеспечить контроль исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности.

РАБОЧИХ МЕСТ

900

Отрасль

Общественное питание и рестораны

Продукты

1С:Документооборот 8 КОРП

Период реализации проекта: Май 2021 - Январь 2023

РФ

Автоматизированы функции

Система электронного документооборота построена на базе решения "1С:Документооборот КОРП" редакции 2.1.28.14. Доступ к программе осуществляется посредством "тонкого" клиента.

Организационный объем проекта: Центральный аппарат и 15 филиалов организации.

Автоматизированы следующие функциональные блоки:

Обработка входящей документации.

Обработка исходящей документации.

Обработка внутренних документов:

организационно-распорядительных;

договорных;

по аренде недвижимости;

по продаже недвижимости;

по согласованию конкурсной документации;

доверенностей.

Учет и хранение документов.

Учет и контроль исполнения поручений.

В процессе реализации проекта команда ООО "Центр "Форвард" сформировала рекомендации по серверным аппаратным ресурсам для платформы "1С:Предприятие 8.3", которые требовались в рамках проекта по мере подключения пользователей к продуктивной информационной системе. Также был подготовлен перечень необходимых настроек кластера серверов 1С:Предприятие и СУБД MS SQL Server. Данная информация позволила произвести настройку серверных мощностей Заказчика для оптимальной работы пользователей в режиме высокой нагрузки на систему.

В проекте реализованы интеграции СЭД (1С: ДО КОРП 2.1 (2.1.28.14) со смежными системами:

"1С:Управление производственным предприятием 3.0".

"1С:Зарплата и управление персоналом 3.0".

Сторонний сервис ЭДО.

Внедренные подсистемы:

Документооборот (ECM)

Делопроизводство

Учет и хранение документов

Учет и контроль исполнения поручений

Ведение номенклатуры дел

Учет договоров

ЭДО с контрагентами:

Доработка форматов ЭД
Маршрутизация ЭД
Реализация ролевой модели
Маршрутизация ЭД

+7 (8452) 24-77-86

Заказать обратный звонок

Оставьте свой номер и мы перезвоним вам в ближайшее время

Выполнены работы

Обучение персонала работе с программой/системой

Индивидуальное обучение в офисе заказчика

Дистанционное обучение пользователей

Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения

Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"

Планирование этапов работ, составление календарного плана работ

Другие работы

Установка и настройка сервера СУБД

Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения

Доставка программных продуктов в офис заказчика

Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Продажа выбранных программных продуктов

Уникальность и инновационность проекта

Разработанное решение успешно внедрено в структурных подразделениях АО "ЖТК" (Центральный аппарат, г. Москва и 15 филиалов). В контуре проекта были заявлены все филиалы заказчика. По согласованному план-графику проектная команда провела внедрение на пилотном филиале от обследования, написания проектного решения, настройки функционала, обучения, проведения опытно-промышленной эксплуатации с выходом последовательного тиражирования на всех филиалах заказчика.

В "1С:Документооборот" на основании документа "Отсутствие" реализовано автоматическое создание записи в справочнике "Делегирование прав". Разработан механизм обмена входящей/исходящей корреспонденцией между филиалами и центральным аппаратом АО "ЖТК". Реализованный механизм позволяет после регистрации исходящего документа в центральном аппарате или филиале на его основании автоматически создавать входящий документ на адресата.

Проект проходил в дистанционном формате в условиях сложной эпидемиологической ситуации в РФ. В период проекта столкнулись с ограничениями пандемии СOVID-19. Была организована работа специалистов в удаленном формате. Со стороны компании решались вопросы по организации рабочего места вне офиса для специалистов. Был настроен корпоративный ресурс на Мicrosoft Teams. Со стороны заказчика была организована возможность общения в рамках рабочих встреч, демонстраций на платформе ZOOM. В рамках обучения была проведена серия лекций по всем филиалам организации заказчика (пилот + 15 филиалов) по ZOOM.

В системе реализована возможность автоматической установки делегирования прав на основании документов отсутствия. Выполнена доработка правил обмена интеграции "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Документооборот" в части обмена документами отсутствия разных типов (отпуск, больничный лист, командировка, отгул и т.д.). Составлен меппинг реквизитов объектов, поиск по уникальному идентификатору и создание документа отсутствия в "1С:Документооборот".

В рамках доработки реализовано:

сопоставление адресатов, входящих в список групп организаций АО "ЖТК";

сопоставление ответственных делопроизводителей в центральном аппарате и филиалах;

меппинг реквизитов входящего и исходящего документов с последующим созданием всех необходимых связей между документами;

автоматическая регистрация входящего документа в соответствии с назначенным нумератором.

Реализован механизм разграничения прав доступа для запуска процессов на генерального директора. Создана отдельная роль прав доступа, которая позволяет:

пользователям, которые включены в данную роль прав доступа, имеют права запускать отдельные процессы на генерального директора;

пользователям, которые не включены в данную роль, при попытке отправить отдельный процесс с типом согласование/ подписание / рассмотрение / исполнение / ознакомление должно выводиться системное уведомление "Запуск процессов на генерального директора доступен только руководству";

данные ограничения не должны распространяться на комплексные процессы, где участие генерального директора уже включено в шаблон процесса.

Реализован механизм контроля срока повторного согласования. В настройки вида внутреннего и исходящего документов добавлена настройка "Срок повторного согласования" (тип: Число). Например, 2 дня. При отправке документа (основного предмета процесса) на повторное согласование срок задачи устанавливается в соответствии со сроком, указанному в настройках вида документа.

Результаты проекта

Результат, который дал проект:

1. Автоматизация и усовершенствование процессов документооборота в АО «ЖТК», развитие единого информационного пространства по процессам организационно-распорядительного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений;

2. Оптимизация скорости документооборота – повышение эффективности информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений;

3. Экономия времени и трудозатрат работников за счет автоматизации процессов согласования документов;

4. Контроль движения за документами на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;

5. Возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот при использовании ЭЦП для этапов жизненного цикла новых типов документов, допускающих их обработку в электронном виде;

6. Сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов;

7. Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек;

8. Соблюдение регламентов работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования типовых маршрутов, повышение исполнительской дисциплины;

9. Улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;

10. Повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;

11. Минимизация потерь документов за счет:

хранения документов в едином электронном архиве;
минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками;
заведения регистрационных карточек на необходимые бумажные документы;

12. Накопление корпоративных знаний, ускорение обучения новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.

Экономический эффект от внедрения

Рост прибыли

Сокращение операционных и административных расходов

Сокращение сроков исполнения заказов и оказания услуг

Сокращение расходов на материальные ресурсы

Снижение зависимости от зарубежного ПО

Увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг

Сокращение трудозатрат в различных подразделениях

Сокращение трудозатрат в различных подразделениях, ускорение получения управленческой отчетности

Аппаратные требования:

Количество пользователей в системе — 500, одновременно работающих пользователей — 100.

Предполагаемый размер базы в пределах года эксплуатации — 100 Гб.

Предполагаемый размер файлового хранилища в пределах года эксплуатации — 1 Тб.

Основные результаты проекта в цифрах:

Создано 905 учетных записей.
Обучено 900 пользователей.
Количество одновременно работающих пользователей — 486.
За время опытно-промышленной эксплуатации в системе создано более 13 269 документов.

+7 (8452) 24-77-86

Заказать обратный звонок

Оставьте свой номер и мы перезвоним вам в ближайшее время

Наши контакты:

Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» для АО «Железнодорожная торговая компания» (АО «ЖТК»).

Краткое описание

Унификация работы с документами в Исполнительном аппарате и филиалах.

Обеспечение контроля исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности.

Унифицировать работу с документами в исполнительном аппарате и филиалах.

Обеспечить контроль исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности.

Обработка входящей документации.

Обработка исходящей документации.

Обработка внутренних документов:

организационно-распорядительных;

договорных;

по аренде недвижимости;

по продаже недвижимости;

по согласованию конкурсной документации;

доверенностей.

Учет и хранение документов.

Учет и контроль исполнения поручений.

"1С:Управление производственным предприятием 3.0".

"1С:Зарплата и управление персоналом 3.0".

+7 (8452) 24-77-86

Заказать обратный звонок

Индивидуальное обучение в офисе заказчика

Дистанционное обучение пользователей

Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"

Планирование этапов работ, составление календарного плана работ

Установка и настройка сервера СУБД

Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения

Доставка программных продуктов в офис заказчика

Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Продажа выбранных программных продуктов

сопоставление адресатов, входящих в список групп организаций АО "ЖТК";

сопоставление ответственных делопроизводителей в центральном аппарате и филиалах;

меппинг реквизитов входящего и исходящего документов с последующим созданием всех необходимых связей между документами;

автоматическая регистрация входящего документа в соответствии с назначенным нумератором.

пользователям, которые включены в данную роль прав доступа, имеют права запускать отдельные процессы на генерального директора;

данные ограничения не должны распространяться на комплексные процессы, где участие генерального директора уже включено в шаблон процесса.

3. Экономия времени и трудозатрат работников за счет автоматизации процессов согласования документов;

4. Контроль движения за документами на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;

6. Сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов;

7. Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек;

9. Улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;

10. Повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;

11. Минимизация потерь документов за счет:

12. Накопление корпоративных знаний, ускорение обучения новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.

+7 (8452) 24-77-86

Заказать обратный звонок