Наши контакты:

Мы работаем для Вас в городах Москва и Саратов

icon_widget_image Пн-Пт: с 09:00 до 18:00; icon_widget_image Наш адрес в г. Москва: 123060, г. Москва ул. Маршала Рыбалко, д. 2, кор. 6, офис 1009 icon_widget_image В г. Саратов: 410012, г. Саратов, ул. им. Слонова И. А., д. 1, 9 этаж icon_widget_image Саратов: +7 8452 24 77 86 Москва: +7 495 137 99 79 icon_widget_image hline@centrab.ru icon_widget_image Наш телефон в Казахстане: +7 (778) 382-64-41
Официальный партнер фирмы 1С

No products in the cart.

Внедрение централизованной системы электронного документооборота

в ПАО «КВАДРА»
Документооборот

Наименование проекта: «Внедрение централизованной системы электронного документооборота в ПАО «КВАДРА»

  • Дата начала проекта: 25.02.2020
  • Дата окончания проекта: 03.09.2020
  • Суммарное кол-во человеко-часов работ, выполненных проектной командой: 6042
  • Регион внедрения: Центральный Федеральный округ РФ

Цели проекта

заменить ранее используемую систему электронного документооборота на современное и более функциональное техническое решение;

создать централизованную для всех филиалов систему электронного документооборота с единой конфигурацией и базой данных с потенциальными возможностями для дальнейшего развития;

повысить уровень контроля исполнительской дисциплины;

сократить время поиска и обработки документов, для руководителей появился дополнительный инструмент контроля поставленных задач.

Ситуация до внедрения, информация о компании:

До внедрения «1С: Документооборот КОРП» структурные подразделения ПАО «Квадра» использовали устаревшую систему электронного документооборота, которая не предоставляла достаточных возможностей для осуществления эффективной операционной и управленческой деятельности, а также не позволяла произвести расширение перечня бизнес-процессов и документов.

О проекте

Уникальность проекта:
  • Проект проходил в дистанционном формате в условиях сложной эпидемиологической ситуации в РФ.
  • В установленные договором сроки совместными усилиями ПАО «Квадра» и ООО «Центр «ФОРВАРД» было запущено решение на базе «1С: Документооборот 2.1» в исполнительном аппарате и 8 филиалах ПАО «Квадра».
  • Разработка и введение в эксплуатацию системы «1С: Документооборот» проводилось совместными усилиями специалистов ООО «Центр «ФОРВАРД» и управления информационных систем ПАО «Квадра». Для определения порядка взаимодействия по внедрению доработок заказчика был принят регламент. Входом в процесс взаимодействия по доработкам являлись предоставленные заказчиком файлы конфигурации с доработками в соответствии с обозначенными правилами оформления кода. Заказчик выполнял тестирование работоспособности доработки, проводил демонстрацию функционала и принципы работы. После чего консультанты тестировали доработки в текущей конфигурации. Если результаты тестирования были успешны, то доработка инсталлировалась в продуктивную систему. Если нет — возвращалась заказчику для внесения изменений.
  • Обучение пользователей системы проводилось дистанционно в формате вебинара.
Результаты проекта:
  • Успешно внедрена система электронного документооборота «1С:Документооборот КОРП», которая позволила автоматизировать следующие бизнес-процессы:
  • работа с входящими, исходящими, внутренними документами (служебные записки, приказы и т.п.);
  • согласование договорной и закупочной документации;
  • постановка задач и контроль исполнения поручений.
  • Реализован механизм дополнительного управления настройками отображения элементов форм.
  • Реализован механизм резервирования регистрационных номеров.
  • Реализован механизм подбора ответственного лица за документ, на которого инициируются задачи подписания, на основании матрицы подписантов.
  • Разработан отчет для обеспечения контроля исполнительской дисциплины по выполненным, невыполненным и находящимся в работе поручениям в указанный период.
  • Автоматизирован процесс работы поставленных задач (подзадач) и связанных поручений.
  • Реализован механизм учета основного срока исполнения задач (подзадач).
  • Реализован механизм разграничения прав доступа для осуществления поддержки пользователей в разрезе структурных подразделений.
Разработанное решение успешно внедрено в структурных подразделениях ПАО «Квадра»:
  • исполнительный аппарат ПАО «Квадра» в г. Москва;
  • филиал ПАО «Квадра» — «Белгородская генерация»;
  • филиал ПАО «Квадра» — «Воронежская генерация»;
  • филиал ПАО «Квадра» — «Липецкая генерация»;
  • филиал ПАО «Квадра» — «Тамбовская генерация»;
  • филиал ПАО «Квадра» — «Курская генерация»;
  • филиал ПАО «Квадра» — «Орловская генерация»;
  • филиал ПАО «Квадра» — «Смоленская генерация»;
  • филиал ПАО «Квадра» — «Центральная генерация».
Функциональный объем проекта охватывает следующие подсистемы:
  • управление входящими и исходящими документами;
  • управление договорными документами;
  • управление организационно-распорядительными документами;
  • управление служебными записками;
  • управление протоколами совещаний;
  • управление закупочной документацией;
  • контроль исполнения поручений;
  • управление правами доступа;
  • управление процессами.
Сроки и качество
  • соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе: 10
  • общая удовлетворенность пользователя услугами компании-исполнителя, баллов по 10-балльной системе: 10
  • отклонение по срокам: 0 %
  • отклонение по бюджету: 0 %
Экономический эффект от внедрения
  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%
  • ускорение получения управленческой отчетности: 10%
  • ускорение получения регламентированной отчетности: 15%
  • сокращение операционных и административных расходов: 10%